10 trucs om van jezelf een Google Drive Master te maken

Denk je dat je de online productiviteitssuite van Google van voor tot achter kent? Of je Google Drive nu vijf minuten of vijf jaar gebruikt, er valt altijd meer te leren, en in die geest presenteren we 10 waardevolle tips en trucs om de service onder de knie te krijgen.

1. Schakel de offline functies van Drive in
Illustratie bij artikel getiteld 10 trucs om van jezelf een Google Drive Master te maken
Google Drive kan offline werken, maar u moet eerst de functie activeren: klik op het tandwielpictogram op de voorpagina van Drive en kies vervolgens Instellingen . Op de General tab vink het vakje Sync … offline en Drive begint caching recente documenten, spreadsheets, presentaties en tekeningen op uw computer. Je kunt geen video’s bekijken of foto’s openen terwijl je offline bent, maar je kunt bestanden bekijken, bewerken en maken in de oorspronkelijke Google Drive-indelingen als je geen connectiviteit hebt.

2. Zoek in PDF’s en afbeeldingen
Wist je dat Google Drive de tekst in pdf’s en afbeeldingen doorzoekt en volledig doorzoekbaar maakt? Upload gewoon een foto van een duidelijk getypte pdf en probeer het. U kunt deze bestanden zelfs openen en bewerken : klik met de rechtermuisknop op een PDF of afbeelding en kies vervolgens Openen met en Google Docs . Afhankelijk van de kwaliteit van het bestand en hoe leesbaar de tekst is, krijg je misschien niet altijd perfecte resultaten, maar het is een handige optie om klaar te zijn voor gescande documenten.

3. Vind uw bestanden gemakkelijker terug
Illustratie bij artikel getiteld 10 trucs om van jezelf een Google Drive Master te maken
Google is redelijk goed in zoeken en je zou dus verwachten dat er in Drive veel geavanceerde zoekfuncties beschikbaar zijn. Klik op de vervolgkeuzepijl naast het zoekvak om een ​​aantal ervan te zien. Gebruik “owner: person@gmail.com” om documenten te vinden die door een bepaald iemand zijn gedeeld, of “voor: jjjj-mm-dd” of “na: jjjj-mm-dd” om je zoekopdracht op datum te beperken. Voeg “titel: zoektermen” toe om documenttitels te zoeken in plaats van de hele tekst van elk.

4. Scan afbeeldingen in een handomdraai
Als je de Google Drive-app voor Android hebt geïnstalleerd, kun je je telefoon gebruiken als een draagbare scanner (de functie is helaas nog niet op iOS aangekomen). Tik in het voorscherm van de app op het grote pluspictogram en kies vervolgens Scannen in het pop-upmenu. U kunt afbeeldingen handmatig roteren en bijsnijden (hoewel de automatische detectie redelijk goed werkt), plus documenten met meerdere pagina’s maken en uw scans worden onmiddellijk als pdf-bestanden geüpload naar Google Drive.

5. Neem uw bestanden terug in de tijd
Illustratie bij artikel getiteld 10 trucs om van jezelf een Google Drive Master te maken
Drive bewaart oudere versies van uw bestanden voor het geval u er weer naar terug wilt gaan (erg handig als u samen met anderen aan documenten werkt). Voor een native Drive-bestand, open het en kies Bestand en vervolgens Revisiegeschiedenis bekijken ; voor elk ander type bestand, klik er met de rechtermuisknop op in de documentenlijst en kies Beheer versies . Met het pop-upmenu aan de zijkant van elke versie kunt u bestanden downloaden, verwijderen en permanent bewaren na het standaardvenster van 30 dagen.

6. Dicteer documenten met uw stem
Typen bestaat al heel lang, maar het is niet de enige optie voor het maken van documenten – u kunt ze ook dicteren met uw stem, en misschien merkt u dat het sneller voor u is. Selecteer in een document Extra , vervolgens Spraakgestuurd typen en klik vervolgens op de microfoon en je bent weg: klik met de rechtermuisknop op onderstreepte woorden om alternatieven te zien als dat nodig is. Verschillende spraakopdrachten zoals “cursief”, “ga naar het einde van de regel” of “vraagteken” werken ook.

7. Vind bestanden met Google Now
Illustratie bij artikel getiteld 10 trucs om van jezelf een Google Drive Master te maken
Hier is nog een tip voor het vinden van bestanden in uw Google Drive-account: schakel de hulp in van de digitale assistent van Google Now om dit te doen. Start de Google-app spraakgestuurd zoeken (merk op dat dit voorlopig alleen op Android werkt) en zeg vervolgens “zoek Drive naar” gevolgd door uw verzoek – u kunt alleen zoeken naar specifieke zoektermen in plaats van naar iets geavanceerd, maar het is toch een nuttige optie. Tik op de pijl terug (linksboven) om naar de hoofdinterface van Google Drive te gaan.

8. Bekijk de grootste bestanden in uw Google Drive
Wilt u ruimte vrijmaken in Google Drive om te voorkomen dat u uw limiet overschrijdt? Het is gemakkelijk te doen: klik vanaf het voorscherm van de webapp op de link aan de linkerkant die aangeeft hoeveel ruimte je gebruikt en klik vervolgens op het kleine Drive- item (of ga gewoon rechtstreeks naar deze link ). De grootste bestanden staan ​​bovenaan en u kunt op de kop Quota gebruiken klikken om de kleinste te zien (onthoud dat native Drive-bestanden niet meetellen voor uw opslagquotum).

9. Voeg links tussen documenten toe
Illustratie bij artikel getiteld 10 trucs om van jezelf een Google Drive Master te maken
U bent waarschijnlijk al bekend met het toevoegen van links naar externe sites vanuit uw documenten, maar u kunt ook een koppeling maken tussen verschillende Google Drive-bestanden – erg handig voor onderzoeksartikelen en dergelijke. Selecteer Invoegen en vervolgens Koppelen zoals normaal en typ vervolgens een of twee zoektermen in om overeenkomende documenten uit uw Google Drive-account te vinden. Als je wilt, kun je de URL bovenaan je Drive-bestanden kopiëren en in het linkveld plakken.

10. Synchroniseer van en naar het bureaublad
Installeer de Google Drive- desktopclient voor Mac of Windows en u krijgt ook toegang tot al uw bestanden op uw lokale computer (u kunt kiezen en kiezen welke mappen worden gesynchroniseerd). Het maakt het niet alleen supereenvoudig om mappen en bestanden te uploaden (kopieer ze gewoon naar de Drive-map), het geeft je ook offline toegang tot al je bestanden die je onderweg nodig hebt – en wijzigingen worden automatisch gesynchroniseerd met de cloud wanneer u weer online gaat.