Hoe u uw Gmail-inbox kunt temmen met labels

Laten we eerlijk zijn: als u uw Gmail-account meer gebruikt dan af en toe contact op te nemen met vrienden en familieleden, loopt het waarschijnlijk uit de hand. Tussen werkgerelateerde e-mails, online evenementen, uitnodigingen, advertenties van uw favoriete retailers en gewoon spam, zult u het moeilijk vinden om bij te houden.

Er zijn verschillende manieren om uw e-mail te ordenen, en een krachtige optie is om labels, het analoog van Gmail, toe te passen op mappen. Door labels op e-mails te plaatsen, zijn ze gemakkelijker af te handelen. U kunt bijvoorbeeld iedereen labelen aan wie u vakantiegroeten wilt sturen; iedereen die interesse heeft getoond in het kopen van uw graphic novel collectie; iedereen die aan je huidige videoproject werkt; iedereen die je kende op de universiteit – de mogelijkheden zijn bijna eindeloos.

Hier zijn enkele basisprincipes en enkele strategieën voor het gebruik van de labelfuncties van Gmail. Merk op dat ze allemaal op een desktopcomputer worden gedaan; er zijn verschillende manieren om labels op een mobiel apparaat te beheren, waar ik aan het einde van dit artikel over zal praten.

MAAK LABELS
Om labels te gaan gebruiken, is het eerste dat u hoeft te doen er een paar te maken. U kunt dat op verschillende manieren doen.

Ten eerste kun je een label maken vanuit de linkerkolom van Gmail:

Scrol in de linkerkolom omlaag vanuit Inbox totdat je bij ‘Labels beheren’ en ‘Nieuw label maken’ komt.
Klik op de laatste en voer de naam van uw nieuwe label in. U kunt het desgewenst onder een bestaand label nesten.
U kunt nieuwe labels maken vanuit de linkerkolom.
U kunt nieuwe labels maken vanuit de linkerkolom.
U kunt ook een nieuw label maken en dit onmiddellijk toepassen op verschillende e-mails:

Selecteer de e-mails die u wilt labelen door de vakjes links van de e-mails aan te vinken. Als je klaar bent, klik je met de rechtermuisknop.
Plaats de muisaanwijzer op ‘Label als’. U kunt de naam van uw nieuwe label in het veld in het pop-upvenster typen en op de Return-toets drukken, of op “Nieuw maken” klikken, waar u de naam van uw nieuwe label kunt invoeren en deze onder een bestaand label kunt nesten als jij wil.
U kunt een nieuw label maken en dit onmiddellijk toepassen op verschillende e-mails.
U kunt een nieuw label maken en dit onmiddellijk toepassen op verschillende e-mails.
KLEUR JE ETIKETTEN
Een van de eenvoudigste dingen die u met labels in Gmail kunt doen, is ze kleuren te geven. Het lijkt misschien een kleinigheid, maar als je door je e-mail bladert, maken gekleurde labels meteen duidelijk in welke categorie een e-mail thuishoort.

Met verschillend gekleurde labels kunnen berichten gemakkelijker te vinden zijn.
Met verschillend gekleurde labels kunnen berichten gemakkelijker te vinden zijn.
Kleuren toewijzen aan een Gmail-label:

Beweeg uw cursor over de naam van het label in de linkerkolom.
Klik op de drie stippen rechts van de naam van het label.
Klik op ‘Labelkleur’.
Selecteer de kleur die u aan dat label wilt toewijzen – u kunt een basiskleurencombinatie kiezen of aangepaste kleuren maken voor de achtergrond en tekst.
U kunt een standaard kleurencombinatie voor een label selecteren of aangepaste kleuren maken.
U kunt een standaard kleurencombinatie voor een label selecteren of aangepaste kleuren maken.
Als je terug wilt naar de standaardkleuren (zwarte tekst op een grijze achtergrond), klik je op “Kleur verwijderen”.

PAS LABELS AUTOMATISCH TOE OP INKOMENDE E-MAILS
U kunt labels automatisch op e-mails toepassen zodra ze binnenkomen. Als ik bijvoorbeeld van plan was een verhaal te schrijven over verschillende soorten gezichtsmaskers en alle e-mails met betrekking tot dat onderwerp zou willen labelen, zou ik een filter kunnen instellen dat automatisch zet het label “mask” op die e-mails. Soortgelijk:

Maak eerst het gewenste label aan. In dit geval heb ik de bovenstaande instructies gebruikt om het label ‘Maskers’ te maken.
Ga naar je Gmail-zoekvak. Klik op de kleine pijl rechts van het zoekvak om de geavanceerde zoekopdracht te krijgen.
Zet je zoekterm in het (de) juiste veld (en). Als ik bijvoorbeeld mijn zoekopdracht wil maken, zoek ik naar elke e-mail met het woord ‘masker’ erin. Ik kan het ook gewoon toepassen op e-mails die in mijn Postvak IN terechtkomen (zodat ik geen e-mails die in Spam terechtkomen, labelt) door op het veld naast “Zoeken” te klikken en “Postvak IN” in de vervolgkeuzelijst te selecteren menu.
Maak de zoektermen die bepalen welke e-mails worden gelabeld.
Maak de zoektermen die bepalen welke e-mails worden gelabeld.
Klik op de knop “Filter maken”.
Er wordt een waarschuwing gegeven dat verschillende soorten filters niet van toepassing zijn op inkomende e-mail. Klik op ‘Oké’ om te laten zien dat je het begrijpt.
U wordt dan naar een pagina gebracht waar u kunt kiezen wat u met het filter wilt doen. Ik zou bijvoorbeeld de gefilterde e-mails onmiddellijk kunnen laten verwijderen of archiveren, gemarkeerd als belangrijk (of als niet belangrijk) of doorgestuurd naar een ander adres, naast andere opties. In dit geval ga ik het vakje naast ‘Het label toepassen:’ aanvinken en vervolgens het label ‘Maskers’ kiezen in het vervolgkeuzemenu. (U kunt hier desgewenst ook een nieuw label maken.)
Vink het vakje aan naast “Het label toepassen:” en kies vervolgens uw label in het vervolgkeuzemenu.
Vink het vakje aan naast “Het label toepassen:” en kies vervolgens uw label in het vervolgkeuzemenu.
Hiermee worden alleen toekomstige e-mails gelabeld. Als u het label ook op huidige e-mails wilt toepassen, vinkt u ook ‘Filter toepassen op overeenkomende gesprekken’ aan dat onder aan de checklist verschijnt. (Opmerking: deze laatste is een ietwat eigenzinnige functie, dus deze werkt mogelijk niet in alle gevallen.)
Klik op ‘Filter maken’.
BEWERK UW FILTERS
Als je een van je filters wilt bewerken of verwijderen, moet je dat doen via de hoofdinstellingenpagina van Gmail, die je kunt openen door op het tandwiel in de rechterbovenhoek te klikken en vervolgens op ‘Alle instellingen bekijken’. Vervolgens:

Klik op het tabblad “Filters en geblokkeerde adressen”.
Je ziet een lijst met al je filters. Als u er één wilt bewerken of verwijderen, klikt u op de links ‘Bewerken’ of ‘Verwijderen’ rechts van elk label.
U kunt ook een groep labels verwijderen of exporteren door ze af te vinken en vervolgens op de links ‘Exporteren’ of ‘Verwijderen’ onder aan de lijst te klikken.
TOON OF VERBERG UW LABELS
Als je veel labels hebt, kunnen ze overweldigend zijn, dus Gmail heeft manieren waarop je specifieke labels kunt tonen of verbergen.

Als u in de linkerkolom op ‘Labels beheren’ klikt, wordt u naar het tabblad ‘Labels’ op de pagina met Gmail-instellingen geleid. Blader naar beneden op de resulterende pagina om een ​​lijst met al uw labels te vinden.

U kunt op twee manieren aanpassen of een label zichtbaar is: ‘Weergeven in labellijst’ en ‘Weergeven in berichtenlijst’. “Labellijst” verwijst naar de lijst met uw labels in de linkerkolom van Gmail – het is handig omdat u op de naam van een specifiek label kunt klikken om naar alle e-mails met dat label te zoeken. Hier in instellingen kun je ervoor kiezen om dat label in de linkerlijst weer te geven, het te verbergen of alleen te tonen als je ongelezen e-mails met dat label hebt.

Met “Weergeven in berichtenlijst” kunt u het label in het hoofdberichtvenster tonen of verbergen – met andere woorden, u ziet het label niet naast de eerste regel (s) van de e-mail. De e-mail wordt echter nog steeds gelabeld.

Je kunt je labels beheren in de instellingen van Gmail.
Je kunt je labels beheren in de instellingen van Gmail.
En tot slot kunt u elk label bewerken of volledig verwijderen. (Als u deze verwijdert, wordt de e-mail niet verwijderd, alleen het label.)

BEHEER LABELS OP EEN MOBIEL APPARAAT
Hoewel Gmail-labels moeten worden gemaakt met een computer en complexere bewerkingen ook op een computer moeten worden uitgevoerd, heb je enkele opties voor het gebruik van labels op je mobiele apparaat.

Handmatig een label toevoegen aan een e-mail:

Open op zowel een iPhone als een Android-telefoon de e-mail die u wilt labelen.
Tik op het pictogram met drie stippen in de rechterbovenhoek van het scherm.
Selecteer ‘Labels wijzigen’.
Selecteer (of deselecteer) de labels die u op dat bericht wilt toepassen.
Selecteer ‘Labels wijzigen’ in het dropdown-menu.
Selecteer ‘Labels wijzigen’ in het dropdown-menu.

Selecteer de labels die u op de e-mail wilt toepassen.
Selecteer de labels die u op de e-mail wilt toepassen.
Als je een iPhone gebruikt, kun je labels aan meer dan één e-mail tegelijk toevoegen:

Tik in je e-maillijst op het pictogram links van elk bericht dat je wilt labelen. Het bericht verandert in een vinkje.
Tik op het pictogram met drie stippen in de rechterbovenhoek van het scherm.
Selecteer ‘Labels wijzigen’.
Selecteer de labels die u op die berichten wilt toepassen.
U kunt ook wat basislabelbeheer uitvoeren op een mobiel apparaat, maar wat u kunt doen, hangt af van of u iOS of Android gebruikt.

Om uw labels op een iPhone te beheren:

Tik op het hamburgerpictogram met drie regels in de linkerbovenhoek.
Scrol omlaag en selecteer ‘Instellingen’.
Tik op het Gmail-account dat je wilt aanpassen.
Scrol omlaag naar en selecteer ‘Labelinstellingen’.
Selecteer het label dat u wilt aanpassen.
Tik op “Toevoegen …” als u dat label aan toekomstige berichten wilt toevoegen. U kunt een aantal factoren specificeren, waaronder van wie het afkomstig is, het onderwerp, aan wie het is en woorden om op te nemen of uit te sluiten.
U kunt ook op “Naam” tikken om de naam van het label te wijzigen, of “Verwijderen ” om het label te verwijderen.
Selecteer de labels die u wilt beheren.
Selecteer de labels die u wilt beheren.

Voeg de criteria toe die bepalen welke e-mails dat label krijgen.
Voeg de criteria toe die bepalen welke e-mails dat label krijgen.
Op een Android-apparaat:

Tik op het hamburgerpictogram met drie regels in de linkerbovenhoek.
Scrol omlaag en selecteer ‘Instellingen’.
Tik op het Gmail-account dat je wilt aanpassen.
Scrol omlaag naar en selecteer ‘Labels beheren’.
Op een Android-apparaat is het enige dat u echt kunt aanpassen, of uw mobiele apparaat de labels met uw computer zal synchroniseren. Op de pagina die verschijnt na ‘Labels beheren’ staan ​​alle categorieën die Google heeft opgenomen (zoals primair, sociaal, enzovoort) en daarna al je labels. Het laat ook zien of de categorieën / labels zijn gesynchroniseerd.
Als je je labels wilt synchroniseren, scrol je omlaag naar de naam van het label en tik je erop.
Tik op ‘Synchroniseer berichten’. Er worden geen berichten gedownload, maar de toepassing van dat label op de juiste berichten wordt gesynchroniseerd. U kunt ervoor kiezen om de labels toe te passen op berichten die de afgelopen 30 dagen zijn aangekomen of op alle berichten.
Nadat je het label hebt gemarkeerd om te synchroniseren, kun je kiezen of je een melding op de telefoon wilt ontvangen telkens wanneer er een bericht met dat label verschijnt.